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————雷石原创｜通知和送达，你真的会吗？————
更新日期：2020-03-12
来源：雷石律师事务所
雷石律师孙欣
雷石普法
在合同履行过程中，各方权利义务主体经常要互相通知和送达，合同中没有约定明确的送达条款是经常出现的情形，有的合同甚至只有签约双方的名称，没有地址、电话、传真、联系人等基本信息。但是，看似在合同中并不起眼的送达条款引起的纠纷却越来越多。
通知和送达，你真的会吗？
我们知道，合同中对签约方地址的注明并不当然为有效送达地址，因为还可能存在专门的送达条款。一个完备的送达条款一般包括送达信息、送达方式、送达不能的界定及其法律后果等。合同中约定送达条款并不仅仅是为了方便签约各方互相发送通知而写明签约方的地址、邮箱等送达信息，还为了在便于发送通知的基础上，进一步确保该通知的发送是有效的送达，避免纠纷发生时因送达存在瑕疵而被认定为未及时、有效送达而承担不利后果。那么何为有效的通知和送达呢？
1.邮寄送达的操作实务
当前邮寄送达主要包括两种方式——信件寄递与快递。通过邮寄寄送相关文件可收到两份间接证据——寄单、到达查询信息，可以组成一个完整的证据链。我国信件寄递业务由邮政局法定专营，而快递业务则有国营和民营企业的区别，民营快递包括顺丰、申通、韵达等；而中国邮政速递物流股份有限公司（EMS）是唯一的国营邮寄送达的专业单位。通过快递和挂号邮寄方式发送文件，仅能证明发送过文件，但不能证明文件已经送达。因此，在寄出快递或挂号邮寄后应及时到邮局查询或向EMS索要回执，并与寄出证据作为送达证据一起归档管理。
2.选择中国邮政EMS为首选快递
及寄送EMS时的操作流程
根据《邮政法》第55条规定：“快递企业不得经营由邮政企业专营的信件寄递业务，不得寄递国家机关公文。”以及最高人民法院《关于以法院专递方式邮寄送达民事诉讼文书的若干规定》的相关规定，法院的邮寄送达业务都交给了EMS，这使得许多法院在接收快递时只接收EMS的快递，对于其他的快递不予接收。可见，EMS是国内适用面最广，公信力最强，最适合作为送达证据来源的邮寄方式，应当优先适用。
邮寄EMS时，应当注意做好以下几个工作：
（1）将EMS邮寄的函件正本进行编号，并在函件正本中标明：本文件一式两份，一份寄件人存，一份以EMS的方式发送，并注明快递单号，并归档。
（2）完整填写EMS面单，包括寄件人、寄件人单位、寄件人联系方式、寄件人联系地址、收件人、收件人单位、收件人联系方式、收件人地址，尤其应当完全填写内品名，尽可能详细描述所寄函件正文的内容。
（3）将函件正本放入信封后，贴上EMS面单密封。取下面单复件并归档妥善保管。
（4）在EMS寄出后，尽快登陆全国邮政特快专递网站，打印邮件送达的详单页，并归档。
（5）EMS被退回的，应要求邮局出具证明，说明退回原因，并将之归档。
3.寄送重要或内容较复杂的文件时应进行公证
对于重要或复杂文件的投递，应当采用公证邮寄的方式进行，不仅要公证邮寄的时间、地点、对象，还要公证邮寄的内容，才能构成完整的证据链。在送达时，往往还会遇到对方当事人拒收的情形，从而引起争议。这种时候，此时，应当请公证机关作出旁站证明，记录下了已经向对方当事人递送但对方当事人拒收的事实，亦可证明当事人的意思表示已正式送达对方。另，在文件邮寄后，应当随时关注邮件送达情况，如果发生误投或是无人接收的情形，应当马上重新查询对方当事人实际地址，再次进行邮寄，避免无效送达。
4.采取电子送达应由合同双方指定电子送达地址
电子送达与传统送达不同，需要首先证明该电子地址属于对方当事人所有，才能进一步证明相关文件已送达对方。而按照现今的电子网络实际情况实际，如果在争议发生后去证明电子地址的归属在实务中具有极高的实践难度，故最好的方式是在合同中直接约定明确的电子地址，以避免相关争议。电子送达的最优方式是电子邮箱，避免使用QQ、微信等即时通讯软件。
5.寄送电子邮件时应避免使邮件附件过大
过大的邮件附件会使其附件被系统定期清理，从而无法证明邮件内容，故如果相关邮件内容过大，应当还是采用传统方式为佳。
6.使用固定的电脑进行邮件附件保存和发送
电子证据提供时，需要提供相关的电子信息的原始载体作为法院质证的证据原件，故采用固定的电脑有利于相关电子证据的证明
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